RSS
Image

Lika-liku Mengurus Akta Kelahiran Anak Luar Negeri di Dispendukcapil

02 Jan

Ketika anak ke-3 kami lahir di Tokyo, seorang teman menyarankan begitu kembali ke Indonesia, untuk segera mengurus akta kelahiran anak. Teman kami ini, usia anaknya sudah 5 tahun dan sampai sekarang anaknya tidak mempunyai akta kelahiran karena ketika mengurus di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (selanjutnya disingkat Dispendukcapil) setempat, ia ditolak dengan alasan surat keterangan lahir dari KBRI Tokyo bisa dianggap akta kelahiran, padahal surat itu hanyalah surat keterangan lahir sebagai pengantar untuk mengurus paspor di luar negeri.

Akta samakah dengan Surat Keterangan Lahir?

Menurut KBBI, akta/ak·ta/ n adalah surat tanda bukti berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan, dan sebagainya) tentang peristiwa hukum yang dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi.

Daring KBBI

Kami tidak tahu, apakah surat keterangan lahir bisa dianggap sama kedudukannya dengan akta kelahiran. Pengalaman teman-teman yang anaknya lahir di luar negeri memang ada yang berhasil dan gagal mengurus akta kelahiran itu ketika kembali ke Indonesia. Bahkan ada yang sudah 1 tahun lebih, anak tidak bisa masuk Kartu Keluarga (KK) karena gagal mendapatkan Akta Kelahiran. Dispendukcapil tempat teman kami itu, tidak mau memasukkan nama anaknya itu ke KK, karena berpendapat bahwa yang diurus harusnya Akta Kelahiran anak dulu, baru KK. Ketika mau mengurus akta menemui jalan buntu. Padahal harusnya sebaliknya, KK dulu baru akta kelahiran dibuat. Pemahaman petugas di lapang yang ngotot dengan pendapatnya ini sangat merepotkan banyak pihak, benar-benar merugikan kita sebagai pengguna layanannya.

Ada kolega yang bisa mengurus di salah satu Dispendukcapil di Jakarta. Petugasnya sangat kooperatif. Namun, cerita lain, kota tetangganya tidak mau mengeluarkan akta kelahiran anak temannya itu dengan alasan sama, surat dari KBRI sudah cukup. Nah, ternyata setelah sekian tahun ketika anaknya mau masuk SD, ketiadaan akta kelahiran ini jadi masalah. Surat-surat tambahan dibutuhkan untuk memuluskan administrasi pendaftaran masuk SD. Surat keterangan kelahiran dari KBRI yang menurut petugas Dispendukcapil itu cukup, tidak diakui petugas lainnya di Kementerian atau birokrasi yang berbeda.

Ada lagi yang cerita di kolom komentar blog disini, bahwa saudaranya 28 tahun kelahiran Chiba, Jepang tidak bisa mendapatkan paspor dan keluar negeri, gara-gara tidak punya akta kelahiran Indonesia walaupun sudah punya KTP dan akta lahir dari Chiba, Jepang. Syarat membuat paspor selain bisa menunjukkan KTP dan KK sebenarnya adalah mampu menunjukkan salah satu dari: “akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, ijazah, atau surat baptis.” Kalau selain akta kelahiran tidak punya memang jadi masalah.

Surat keterangan lahir dari KBRI Tokyo, surat ini bukanlah akta kelahiran

 

Bolak-balik 7x, kayak Tawaf aja ya?

Kalau dihitung, bersamaan dengan ngurus KTP baru karena pindah domisili, pengurusan akta kelahiran anak kami membutuhkan 7x bolak-balik ke Dispendukcapil. Cukup melelahkan dan menyita waktu, namun terbayar lunas. Untungnya sejak awal sudah berkomunikasi dengan KTU di kantor untuk ijin beberapa kali mengurus administrasi keluarga. KTU memahami bahwa urusan administrasi yang lancar akan mendukung pula kinerja, dan sebaliknya.

Setelah lapor pak RT-RW dan pak Lurah di lokasi tempat tinggal yang lama dan baru, berkas akhirnya bisa dibawa ke Dispendukcapil. Awal memasukkan berkas pindah KK dan akta kelahiran, berkas kami dinyatakan lengkap. Namun berkas untuk akta dikembalikan menunggu KK jadi, dan memang prosedurnya begitu. Kedatangan ke-2 mengambil KK sekitar satu pekan setelah memasukkan berkas. Dan hari itu juga memasukkan berkas untuk akta kelahiran, senangnya mendapat kabar bahwa berkas akan diproses dan bisa diambil sesuai jadwal. Ternyata ketika jadwal pengambilan, yaitu kedatangan ke-3 yang didapatkan hanya surat bukti pelaporan pencatan kelahiran WNI luar negeri, bukan akta kelahiran yang seperti kami harapkan. Langsung kemudian komplain dan petugas kemudian mendatangkan atasannya. Tidak ada kata sepakat, akhirnya dipertemukan dengan atasannya lagi.

Komunikasi berjalan baik, yang jelas tidak ada kata tidak bisa dan penolakan. Tentunya, dengan posisi ini kami masih ada peluang. Hanya dikatakan bahwa kasus ini belum pernah terjadi disini, mereka tidak bisa menerima maupun menolak begitu saja prosesnya. Kami pun diminta untuk melengkapi berkas dari Jepang dengan penerjemah tersumpah. Setelah berkas itu ada, akan didiskusikan lagi oleh mereka. Berkas yang dibawa semua lengkap, selain persyaratan standar, ada surat keterangan lahir dari City Hall, bahkan buku kelahiran kami bawa, dan juga surat dari KBRI Tokyo. Ternyata mereka meminta terjemahan surat dari City Hall yang masih dalam Bahasa Jepang ke Bahasa Indonesia dengan penerjemah tersumpah. Buku kelahiran tidak perlu diterjemahkan karena sudah dua Bahasa, Jepang dan Indonesia.

Langsung saja pulangnya searching, dimana ada penerjemah tersumpah. Ternyata di Malang Raya, tempat tinggal kami, ada beberapa penerjemah tersumpah. Tapi setelah dihubungi, tarifnya terlalu mahal. Dan yang satu lagi setelah sepakat dengan harga dll, tidak jadi karena penerjemahnya sedang cuti. Akhirnya mencari online dan ketemu yang pas. Setelah terjemahan jadi, meluncurlah ke Dispendukcapil lagi. Dan betapa kecewanya baru pukul 11.45 sudah tutup. Padahal jelas dipintu tertulis tutup istirahat siang pukul 12.00-13.00. Mungkin karena Dhuhur jam 11.30, maka banyak petugas yang berusaha sholat tepat waktu dan meninggalkan meja kerjanya.

Hari berikutnya kami kembali lagi untuk ke-5 kalinya dan berniat menyerahkan kepada petugas. Hanya saja ternyata yang bisa memutuskan sedang cuti. Dan baru kedatangan ke-6, bisa bertemu Kabidnya, semua berkas bisa diserahkan. Dalam pengajuan ini kami sertakan pula surat penjelasan dengan tujuan Kepala Dispendukcapil, dan berbagai surat pendukung. Tampaknya suratnya memang meyakinkan, baru untuk ke-7 kalinya kami dating, bisa mengambil akta kelahiran yang sudah jadi. Alhamdulillah.

Kendalanya Apa?

Ada perbedaan persepsi bahwa surat yang dari KBRI itu adalah akta kelahiran atau sudah dianggap cukup sebagai surat bukti kelahiran. Memang secara aturan, kalau kita buka “UU No 23 Tahun 2006 Bab V Pasal 29” dan “Perpres No 96 Tahun 2018 Pasal 35” disitu jelas tercantum jika otoritas setempat tidak menerbitkan akta kelahiran maka KBRI-lah yang mencatat berdasar dokumen pendukung. Nah, di KBRI Tokyo dikatakan bahwa surat ini hanya sekedar surat keterangan lahir, tidak bisa mencetak akta kelahiran sebagaimana biasa dicetak oleh Dispendukcapil yang ada di Indonesia. Disarankan saat itu bahwa nanti sepulangnya dari Indonesia harus mengurus itu. Dan di website KBRI Tokyo pun menyatakan itu, bukti ini kami cantumkan pula sebagai lampiran kami itu.

sumber: website KBRI Tokyo

Di sisi lain, ketiadaan akta kelahiran dan hanya surat dari KBRI itu ternyata dari beberapa pengalaman teman-teman masih dipermasalahkan oleh berbagai otoritas birokrasi lainnya, bahkan Dispendukcapil sendiri di berbagai daerah beda persepsi. Ditambah lagi, kedudukannya tidak sekuat akta karena hanya dalam satu Bahasa, akta kelahiran saat ini kan sudah dua Bahasa, jadi tidak perlu menterjemahkan lagi nantinya jika perlu mengurus dokumen ke luar negeri. Alasan kedua ini remeh dan teknis sih, lebih penting alasan pertama tadi.

Maka pertanyaan yang kami ungkapkan kemarin ketika melobi agar akta anak kami lolos adalah: “Apakah ada kerugian dari Dispendukcapil untuk merbitkan akta kelahiran, sementara sampai saat ini persepsi petugas di lapang masih berbeda-beda?”

Dan Alhamdulillah di kota tempat tinggal kami mau menerbitkan itu. Tanpa denda lagi, karena klausul jika lewat 60 hari dan harus ada bukti keputusan pengadilan sudah gugur di MK. Kami tidak tahu alasan ada teman didenda karena terlambat membuat akta kelahiran, padahal jelas posisi lewat 60 hari dari kelahiran masih di luar negeri.

Dan kami masih berharap bahwa teman-teman yang masih mempunyai kendala, segera mendapatkan solusinya. Bersabarlah menghadapi birokrasi Indonesia yang masih ruwet.

Nb. di FB, dimana tulisan ini saya posting, banyak tanggapan temen2-temen dan ada yang sharing pengalaman di LN, bisa disimak disini
https://www.facebook.com/zainurihanif/posts/10218045864121067

Zainuri Hanif
@2019

Lampiran:

Persyaratan mengurus Akta yaitu: mengisi identitas anak dan kedua orang tua. Berkas yang dibutuhkan: 1) Kartu Keluarga, 2) KTP, 3) Akta/Buku Nikah, 4) Surat Keterangan Lahir, 5) Surat Pernyataan, 6) Surat Kuasa,

UU No 23 tahun 2006 Bab V dinyatakan bahwa: Paragraf 2. Pencatatan Kelahiran di luar Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

Pasal 29

  1. Kelahiran Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia wajib dicatatkan pada instansi yang berwenang di negara setempat dan dilaporkan kepada Perwakilan Republik Indonesia.
  2. Apabila negara setempat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak menyelenggarakan pencatatan kelahiran bagi orang asing, pencatatan dilakukan pada Perwakilan Republik Indonesia setempat.
  3. Perwakilan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud pada ayat (2) mencatat peristiwa kelahiran dalam Register Akta Kelahiran dan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
  4. Pencatatan Kelahiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaporkan kepada Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak Warga Negara Indonesia yang bersangkutan kembali ke Republik Indonesia.

________________________________

Perpres no 96 Tahun 2018 pasal 35

Pasal 35

(1) Kelahiran WNI di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia wajib dilaporkan kepada Perwakilan Republik Indonesia setelah dicatatkan pada instansi yang berwenang di negara setempat dengan memenuhi persyaratan:

a. kutipan akta kelahiran anak dari negara setempat;dan
b. Dokumen Perjalanan Republik Indonesia orang tua.

(2) Dalam hal negara setempat tidak menyelenggarakan pencatatan kelahiran bagi Orang Asing, pencatatankelahiran WNI dilaksanakan pada Perwakilan Republik Indonesia dengan memenuhi persyaratan:

a. keterangan kelahiran dari instansi yang berwenang di negara setempat;
b. Dokumen Perjalanan Republik Indonesia orang tua; dan
c. buku nikah/kutipan akta perkawinan atau bukti lainyang sah.

 
Leave a comment

Posted by on January 2, 2019 in Jepang, Kisah

 

Tags: , , , , , , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: