RSS

Power Point, Kiat Menyajikan Presentasi yang Efektif

02 Nov

Siapa yang tidak kenal power point? Cepat atau lambat diantara kita membutuhkannya untuk menyampaikan sebuah ide, laporan, presentasi seminar, temu ilmiah, training, dan lain sebagainya. Power point menjadi sebuah senjata yang membantu meningkatkan ke-Pede-an. Bahkan ada pula yang meminta didesainkan yang wah,agar presentasi lebih menarik dan meningkatkan daya pikat penonton.

Suryaman (2007), mengungkapkan ada setidaknya 7 dosa besar penggunaan power point yang sering dilakukan yaitu; (1) menyampaikan poin-poin cerita tanpa cerita, (2) mencetak rangkaian slide presentasi sebagai handout, (3) membosankan, (4) mengaburkan informasi penting, (5) menyulitkan pembacaan, ruang terlalu terang atau terlalu gelap, (6) mengukur lama presentasi berdasar jumlah slide dan (7) berlindung di balik komputer.

Sebagai penyusun slide presentasi yang harus kita lakukan adalah berorientasi hadirin, bukan berorientasi pada point. Satu poin kerangka presentasi bukan berarti satu slide, melainkan satu poin yang harus ditangkap hadirin, dengan berapapun slide yang harus disampaikan.

Presentasi yang mengajak tindakan dengan mengangkat tokoh utama lebih mudah dicerna. Terutama dalam training. Saya pernah mengikuti training character building yang menbahas 1 alur cerita. Sangat menarik dan menggugah! Dari sekian menit tayangan video kemudian dijabarkan dalam sebuah poin-poin. Peserta training memperoleh gambaran utuh dan penjelasan terperinci. Dan setelah training kita diminta melakukan suatu tindakan, yaitu membuat menara dengan lurus dari sekian tongkat rotan, seperti tower listrik atau telepon. Dari pukul 10 pagi sampai 10 malam, dua tim dengan masing-masing 15 orang tidak bisa mendirikan tower rotan itu. Padahal dalam kasus yang sama, peserta dari Telkom hanya dalam waktu 45 menit sanggup mendirikan tower tersebut dengan sempurna.

Mencetak Rangkaian Slide Presentasi Sebagai Handout

Slide tidak sama dengan handout (lembaran yang diserahkan ke hadirin). Slide disusun untuk disajikan ke banyak orang sekaligus. Handout umumnya disusun untuk dibaca hanya oleh satu orang. Slide disusun sebagai visual pendukung pembicara dalam menjelaskan pesannya. Tanpa ada pembicara, hadirin harus berusaha ekstra keras dalam mencerna (atau bahkan menebak-nebak) pesan yang ingin disampaikan oleh rangkaian slide tersebut. Sementara handout yang berbentuk dokumen teks disusun untuk dibaca dan dipahami tanpa ada pembicara.

Sayang, pada prakteknya, mayoritas penyaji presentasi justru membagikan slide-slide presentasinya sebagai handout. Padahal, slide bukanlah handout. Dan hindari audience yang justru membaca handout daripada memperhatikan presentasi yang sedang disajikan.

Fungsi handout berdasarkan waktu pembacaan. Tiga fungsi handout adalah:

1. Dibaca sebelum presentasi

Umumnya digunakan untuk diskusi bersama atau presentasi yang menuntut agar para pesertanya sudah mengetahui beberapa hal terlebih dahulu. Tujuan handout di sini adalah memberikan pengetahuan dasar yang diperlukan dalam memahami presentasi.

Bentuk: dokumen tertulis.

Kapan perlu dibagikan: paling lambat sehari sebelum presentasi

2. Dibaca saat presentasi

Ada dua kemungkinan: pertama, digunakan untuk presentasi di ruangan yang sangat luas atau dengan peserta yang sangat banyak – karena tidak ada jaminan bahwa peserta akan dapat melihat layar dengan jelas, handout ini bertujuan menjadi penggantinya. Kedua, handout ini adalah bagian presentasi itu sendiri. Tidak menggunakan computer? Tidak! Semua foto, gambar, diagram, maupun tabel ada di handout. Kita cukup menyampaikan apa yang perlu dan meminta mereka melihat data yang mendukung pesan pada saat yang tepat. Perlu ditegaskan sekali lagi bahwa dalam kedua kemungkinan ini, handout tetaplah bukan urutan slide presentasi yang dicetak. Handout hanya terdiri atas foto, diagram, table, maupun gambar-gambar.

Bentuk: dokumen visual atau angka yang data dibaca dengan jelas dan cepat.

Kapan perlu dibagikan: pada hari-H, dari saat peserta mendaftar hingga sebelum presentasi dimulai. Atau, bisa juga dipersiapkan untuk menanggulangi kemungkinan kegagalan teknis. Misalnya, dibagikan saat proyektor padam.

3. Dibaca setelah presentasi

Idealnya ada pada setiap presentasi. Bertujuan menyediakan referensi lengkap mengenai topic presentasi, dan panduan tindak lanjutan setelah presentasi (minimal dalam bentuk informasi kontak). Handout sebuah lokakarya misalnya, berisi berbagai latihan atau metode praktik yang dapat dilakukan peserta di rumah. Sementara handout suatu penyuluhan dapat disebarkan ke orang lain sebagai sumber referensi yang berdiri sendiri.

Bentuk: dokumen tertulis

Kapan perlu dibagikan: pada hari-H setelah presentasi atau saat Tanya jawab. Jangan dibagikan lebih awal karena nanti peserta akan membaca handout dan tidak memperhatikan presentasinya. Peserta perlu diberitahu sebelumnya bahwa akan aka nada handout setelah presentasi. Ini menghindari adanya peserta yang mencatat dan tidak memerhatikan presentasi.

Gambar senilai 1000 kata

Ada sejumlah penyedia jasa di internet yang menawarkan foto stok gratis dengan beberapa syarat. Umumnya:

  • Harus menjadi anggota dulu untuk mengunduh (download) fotonya
  • Menuliskan sumber foto tersebut di halaman yang sama
  • Tidak boleh menjual ulang foto tersebut

Beberapa penyedia foto gratis tersebut adalah:

  • SXC.hu
  • Freestockimages.co.uk
  • Freestockphotos.com
  • Freephotosbank.com
  • Dreamstime (ada bagian khusus yang bebas biaya)
  • Flickr.com

Background Slide yang Sesuai

Hindari menggunakan template yang tampak indah, tapi membuat hadirin tidak bisa membaca sebagian besar tulisannya. Dengan template minimalis pun kita kita bisa berkreasi dalam menyampaikan pesan.

Jika ruangan terlalu terang dan kita tidak bisa mengubahnya, gunakan kombinasi latar belakang dan tulisan yang sangat kontras. Misalnya latar belakang teks putih dengan tulisan hitam dan sebaliknya.

Sumber:

–        Suryaman, 2007. 7 Dosa Besar (Penggunaan) Power Point. Gramedia. Jakarta

Advertisements
 
Leave a comment

Posted by on November 2, 2011 in Buku

 

Tags: , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: